Путин 2018

CRM для автоматизации обработки
анкет волонтеров

Выборы президента традиционно привлекают массу волонтеров, но информация часто недостоверна или вовсе теряется. Мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему для автоматизации обработки анкет волонтеров.

О проекте

Выборы президента — главное политическое событие страны. Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной. Для автоматизации обработки анкет волонтеров, мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему.

Цели и задачи

Раньше, чтобы стать волонтером, кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках, либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах. При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:

Приём заявок
Проверка данных
Собеседование
Телефонное
интервью
Подписание договора
Постановка задач
волонтёру онлайн

Мы предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.

1
Автоматизация работы предвыборого штаба.
2
Создание единой точки входа для обращений.
3
Фильтрация ботов и недоставерных
заявок.
4
Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.

Выбор платформы

Для решения этих задач мы выбрали «Битрикс24». У нас уже есть многолетний успешный опыт работы с этой платформой. Разработчики нашего агентства точно знали, что возможности платформы гарантируют отличный результат.

  • Надёжность решения выбранной системы.
  • Высокая скорость и низкая стоимость внедрения.
  • Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям.
  • Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.
  • Возможность кластеризации и высокая производительность при серьезных нагрузках.
  • Высокий уровень защищенности, взломоустойчивости всей системы и ее отдельных модулей.

Ход работы

Внедрение и адаптация CRM-системы для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.

Разработка концепции
решения
Тестирование
системы
Внедрение в работу
сотрудников штаба
Масштабирование
на всю Россию
Сложности, с которыми мы столкнулись:
1
Нужно было адаптировать решения для задач избирательной кампании.
2
Требовалось обучить сотрудников штаба работе с новым продуктом.
Что сделали?
Настроили решение для работы штаба

Пришлось убрать «лишние кнопки» CRM-системы. И настроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.

Подробно описали работу с CRM - системой

Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, мы подготовили подробную инструкцию со скриншотами.

Обучили сотрудников

Мы научили пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и выполняли роль техподдержки.

На разработку и внедрение CRM-системы понадобилось 2 недели. Система вместе с сайтом предвыборной кампании кандидата в президенты Владимира Путина запустились 15 января 2018 года.

Решение для работы с волонтёрами

Кандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. После заполнения формы волонтер получал SMS с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона. Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.

Обработка заявок

CRM-система оптимизировала прием заявок с сайта от потенциальных волонтеров (лидов).

1
Получала лиды с сайта избирательного штаба.
2
Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов.
3
Конвертировала лид в контакт для работы.

После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком. Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.

Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.
  • Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование.
  • После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование». А назначенная дата появлялась
    в календаре.
  • После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный
    контакт.
  • Координатор определял задачи волонтера.
Распределение доступа
к информации

Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.

Статистика
и отчёты

Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.

Результаты

Менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч добровольцев из всех регионов России. Это сделали мы:

1
Автоматизировали работу предвыборного штаба — создали единое окно для сбора заявок потенциальных волонтеров.
2
Снизили нагрузку и упростили работу сотрудников избирательного штаба.
3
Обеспечили штаб оперативной статистикой.
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку
Хочу так жеОтправить заявку